Một bước thay đổi mới của SAIGONJSG 2013

Nội dung chính đã được thông qua như sau :

I/ Ms Lan đã báo cáo tổng thu chi của CLB cho đến thời điểm hiện tại : Ms Lan giữ 5.319.000 và Mr Cư là 11.290.000 VND

II/ Báo cáo số HDV đăng kí làm thành viên chính thức của CLB : Ms Lan 66 x250.000 =16.500.000 (và một số HDV đã đăng kí nhưng chưa đóng tiền và cập nhật)

III/ Tình hình quảng cáo trên trang web CLB : 6 đơn vị x 500.000VND/tháng + 2 đơn vị là thành viên CLB

IV/ Tất cả giấy tờ (Thu chi có liên quan, Mẫu đăng kí làm thành viên CLB, 6 hợp đồng Quảng cáo trên web CLB sẽ được bàn giao cho Ms Dương Minh Phượng (Thủ Quỹ mới của CLB) chậm nhất là 31/08/2013 và được bảo lưu tại văn phòng CLB số 44 Nguyễn Văn Lạc, Q Bình Thạnh

V/ Ms Lan chính thức xin rút khỏi chức vụ thủ quỹ CLB từ nay và sẽ bàn giao mọi công tác liên quan đến Thu Chi CLB cho Ms Dương Minh Phượng. Cũng theo Ms Lan thì Mr Cương Apex và Mr Thọ Apex cũng chính thức rút tên khỏi BQT CLB

VI/ Đại diện CLB chính thức thông báo giải tán BQT cũ CLB và bầu ra BQT mới như sau:

1/ Chủ Tịch CLB :     Mr Trần Tiến Dũng                    0903 706 711

2/ 2 Phó chủ tịch  :  Mr Nguyễn Minh Nghĩa          0903 840 195

                                      Mr Trần Văn Cư                         0913 924 409

3/ Thư kí tổng hợp:Mr Nguyễn Văn Thành           0903 330 363

4/ Ban thông tin tuyên truyền

• Mr Trần Văn Cương             (Apex)              0903 723 678
• Mr Phạm Thiên Quyền       (Freelance)  0908 288 714  Admin web
• Mr Lê Thanh Hải                 (Freelance)  0913 668 837
• Ms Hoàng T.Phương Thảo (S.M.I)          0908 326 969
• Ms Trần T Thu Hương       (Apex)            0909 812 718
• Nguyễn T. Phong Nhã        (J.T.B)           0909 009 400
• Ms Vũ T. Thanh Thúy         (ITT)            0908 687 648
• Mr Quách Anh Thụy           (Transviet)  0908 786 699
• Mr Nguyễn Đăng Triều     (Blooming)  0903 710 185 
• Mr Thái Quang Lâm  (JTB)  0903 826 960 : Cần xác nhận bằng Email vì vắng mặt
• Mr La Ngọc Thanh Hoàng(HIS) 0903 847 291
  
• Mr Lê Nguyễn Hào Kiệt (Apex)  0903 696 636 : Cần xác nhận bằng Email vì vắng mặt

5/ Ban Tài chính – Hậu cần

• Ms Dương Minh Phượng (H.I.S)        0913 852 260  Thủ quỹ
• Ms Đặng Thị Bảo Châu   (ITT)           0913 871 790  Kế toán
• Ms Trần Thị Trang Thư (Viet ) 0903 915 441 Cần xác nhận bằng Email vì vắng mặt
• Ms Lê Huỳnh Viết Khánh (Apex) 0909 635 636 Cần xác nhận bằng Email vì vắng mặt
• Ms Trần Thị Mỹ Hoàng (H.I.S) 0918 461 296 Cần xác nhận bằng Email vì vắng mặt

6/Ban thể thao – sự kiện

• Mr Trần Xuân Tiến          (ITT)           0902 348 358
• Mr Bùi Quang Thọ                   (Apex)        0913 905 818
• Mr Hồ Nhật Quang (Freelance)  0938 672 303 Cần xác nhận bằng Email vì vắng mặt
• Mr Nguyễn Thành Tân(Viet Travel) 0903 914 245
• Mr Lại Văn Thông (Apex) 0943 333 084 
• Mr Huỳnh Minh Hải (Lephong) 0932 621 118 Cần xác nhận bằng Email vì vắng mặt

7/Ban đào tạo phát triển hội viên

• Mr Đỗ Mạnh Cường    (Viet Travel)  0903 612 435
• Ms Nguyễn Thị Ngọc Lan(JTB)         0919 222 129
• Mr Ngô Thế Vinh (Apex) 0909 387 363 Cần xác nhận bằng Email vì vắng mặt
• Mr Huỳnh Phước Thái  (S.M.I) 0903 614 364

 Tên màu đen đậm là đã quyết định rõ ràng tại cuộc họp, còn tên màu nhạt thì cần một email chính thức từ chính ACE tới groupmail CLB là : saigonjsg@googlegroups.com trễ nhất là ngày 31/08/2013 để Chúng ta đưa ra danh sách chính thức cuối cùng. Nếu không có Email phản hồi thì coi như ACE đó không tham gia vào BQT CLB.

VII/ Nguyên tắc thủ quỹ và thu chi :

• Ưu tiên chuyển khoản tất cả các khoản Thu-Chi của CLB vào tài khoản đứng tên Ms Dương Minh Phương (Thủ Quỹ),
• Tất cả những phiếu Thu – Chi của CLB phải có chữ kí của Chủ Tịch (hoặc 2 phó chủ tịch) CLB.
• Mỗi tháng thủ Quỹ sẽ báo cáo thu chi 1 lần (nếu là thu tiền mặt cũng phải chuyển vào tài khoản CLB) và bàn giao giấy tờ cho thư kí CLB để up-date lên trang web CLB.
• Tất cả giấy tờ có liên quan đến CLB phải được lưu trữ và bảo quản tại VP CLB số 44 Nguyễn Văn Lạc, Bình Thạnh – (Tất cả đều công khai và tất cả thành viên chính thức CLB đều có quyền xem và tra cứu giấy tờ này).
• Từ hôm nay 24/08/2013 mọi khoản Thu – Chi CLB sẽ thông qua Ms Dương Minh Phượng và Ms Đặng Thị Bảo Châu.
• Mr Thành và Ban tài chính- hậu cần sẽ Photo phiếu đăng kí trở thành thành viên chính thức CLB và để ở những nơi HDV dễ tiếp cận như các Shops và Spas … có quảng cáo trên web CLB để các HDV dễ dàng đóng tiền cũng như bổ sung các đề mục trong “Phiếu đăng kí” cho CLB làm tư liệu sau này

VIII/ Kế hoạch tổ chức Bounenkai 2013

Thời gian : Dự định trong khoảng từ ngày 10/1 đến 24/1/2014 (vì Tết Âm lịch là 31/1/2014)

Địa điểm : Tất cả thành viên chính thức CLB , bằng các quan hệ của mình có thể giới thiệu 1 địa điểm nào đó thích hợp cho BQT để chọn ra 1 vị trí thích hợp nhất.

Điều kiện tham gia : Tất cả HDV Nhật Ngữ Saigon ; Thành viên chính thức đóng 50% giá công bố, chưa phải là thành viên thì đóng 100% giá công bố. Giá công bố đề xuất 500.000/người

Kêu gọi tài trợ : CLB mong muốn các doanh nghiệp có liên quan tài trợ thêm tài chánh cho CLB để tổ chức Bounenkai chuyên nghiệp và hiệu quả hơn, đồng thời là cầu nối quan trọng giữa HDV Nhật Ngữ với các doanh nghiệp. Dự định có 3 mức tài trợ (Vàng từ trên 15 triệu, Bạc từ trên 10 triệu và Đồng từ trên 5 triệu : có những ưu đãi tương ứng kèm theo). Nguyện vọng Bounenkai lần này là kêu gọi được trên dưới 30 doanh nghiệp (Shops, Spas, Restaurants, Điểm tham quan, các công ty du lich, các nhà xe …)

Thư mời tài trợ do đích danh Chủ Tịch CLB kí và cùng với tất cả HDV (có những quan hệ cá nhân) đi mời gọi và đàm phán (cần tư vấn thêm từ các ACE HDV để kêu gọi đúng nơi và ý nghĩa nhất có thể được)

Chịu trách nhiệm chính cho tiệc Bounenkai 2013 là Mr Trần Xuân Tiến (ITT) 0902 348 358 và Mr Tiến có trách nhiệm kết hợp với BQT CLB và thành lập nhóm các ACE có năng lực và thời gian để tổ chức tốt nhất có thể. Mọi ý kiến tư vấn cho bounenkai lần này xin trao đổi trực tiếp với Mr Xuân Tiến và mr Tiến có trách nhiệm kết hợp với admin để đưa lên web công khai cho tất cả HDV và các doanh nghiệp có liên quan cùng dõi theo.

Phiếu đăng kí tham gia dự định làm khoảng 300 vé gồm 3 liên  ( 3 phần) : 1 phần lưu CLB, 2 phần HDV giữ làm vé vào cổng và tham gia trò chơi có thưởng (nếu có). Phiếu đăng kí có thể để ở các Shops, Spas… có quảng cáo trang web CLB là nơi HDV dễ dàng tiếp cận và đóng tiền cũng như nhận phiếu (Chúng ta nhờ nhân viên họ thu tiền và viết phiếu dùm) – Hình thức vẫn ưu tiên chuyển khoản và nếu đóng tiền mặt thì đại diện công ty hoặc CLB sẽ đi thu lại vào những ngày nhất định để đăng lên web CLB …

IX/ Ms Lan kết hợp cùng Mr Nghĩa làm thủ tục chuyển quyền sở hữu tên miền www.saigonjsg.com (org.net.info) sang phó chủ tịch CLB : Mr Nguyễn Minh Nghĩa trước ngày 31/8/2013

Ms Lan + Mr Diều (Admin hiện tại) có nhiệm vụ chuyển quyền Admin trang web và diễn đàn lại cho Mr Nguyễn Văn Thành.

CLB sẽ rút lại quyền admin của tất cả các admin trước đây và cấp lại cho admin mới (nếu cần thiết)

Mr Quyền và Mr Thành  sẽ reset lại trang web theo hướng tốt hơn – Tập hợp các ACE HDV nhiều ý tưởng hay, nhiệt huyết và có trình độ IT … để đào tạo và cùng nhau phát triển cho trang web chuyên nghiệp hơn.

Bỏ hẳn phần comment trong trang web hiện tại, tất cả các comment sẽ chuyển qua diễn đàn.

Tạo một phần “thông tin nội bộ” trong diễn đàn mà chỉ có thành viên chính thức, được cấp PW mới vào được.

Những thông tin quá cũ và không hữu ích sẽ de-lete và tạo cho trang web thông thoáng hơn, Suy nghĩ lại vấn đề quảng cáo trong trang web sao cho hiệu quả nhất có thể.

Mr Thành đưa ra ý kiến là tạm hủy Hợp đồng thuê admin bên ngoài (1.000.000/tháng) vì lãng phí và không hiệu quả trong vòng 3 tháng (tháng 9,10,11) để tự điều chỉnh trang web lại theo hướng khác, sau đó tùy theo tình hình mà có thể thuê lại hoặc kí hợp đồng với một đơn vị khác hiệu quả hơn (Tất cả nhất trí)

X/ CLB sẽ thành lập nhóm Thông-Phiên dịch bên trong CLB và Mr Nguyễn Minh Nghĩa sẽ làm đầu tàu :

Trên nguyên tắc tuyển chọn các ACE có nguyện vọng, có khả năng và các điều kiện khác … đáp ứng nhu cầu và cùng nhau làm việc : Cố gắng kiếm thêm nhiều công việc về cho thành viên chính thức CLB trên tinh thần Win-Win. Tạm thời HDV nhận việc thông qua CLB sẽ trích lại 15% (5% cho quỹ CLB và 10% cho người giới thiệu). Bảng giá thông dịch … và các vấn đề có liên quan Mr Nghĩa sẽ chịu trách nhiệm và đăng lên web .

XI/ Vào khoảng hè 2014 (tháng 5,6,7,8) Saigon JSG dự định tổ chức một chuyến Caravan ra miền Trung hoặc miền Bắc, có thể sẽ kết hợp hoặc giao lưu cùng Hanoi jsg ở Ha Nội (hoặc 2 bên gặp nhau ở Đà nẵng hoặc Huế…) Có thể chọn chủ đề là Văn Hóa Chăm Pa để chúng ta có động lực và cũng có thể Chúng ta sẽ bổ sung kiến thức để dẫn những đoàn của WAS hoặc EURASIA …

XII/ BQT CLB sẽ họp nhau thường xuyên hơn (tối thiểu 4 lần trong năm như điều lệ CLB) và các nhóm nhỏ cũng sẽ thường xuyên liên lạc và xúc tiến các vấn đế có liên quan để từng bước chúng ta chấn chỉnh CLB, đưa CLB vào đúng tầm của nó và có thể sẽ tham gia vào các hiệp hội du lịch TP HCM hoặc hiệp hội Du lịch Việt nam

XII/ Câu lạc bộ quyết định thành lập một thư viện CLB đặt tại trụ sở CLB : nơi đây sẽ lưu giữ tất cả các sách vở tài liệu về Nhật bản (văn phạm, tiểu thuyết, truyện ngắn, tạp chí, từ điển, chuyên ngành …).

• Giai đoạn đầu mong tất cả ACE HDV đóng góp sách vở hay và không còn dùng nữa nhưng cảm thấy hữu ích cho CLB và người khác …
• Mr Quyền có nhiệm vụ khảo sát văn phòng và đặt 1 tủ sách chứa khoảng 500 đầu sách.
• Mr Dũng sẽ ủng hộ 1 máy tính để lưu giữ tài liệu mềm, âm nhạc, phim ảnh …
• Thư viện chỉ dành riêng cho thành viên chính thức của CLB HDV Nhật Ngữ Saigon sử dụng và tra cứu tài liệu khi cần thiết …

Ngày 24/08/2013

Nguyễn Văn Thành